Постановлением Министерства юстиции № 2 от 10 января 2024 г. в новой редакции излагается Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях. Соответствующие изменения внесены в постановление ведомства № 4 от 19 января 2009 г.

Как сообщает Национальный правовой портал, инструкцией установлены общие требования к документированию управленческой деятельности, организации работы с документами, организационному и правовому обеспечению делопроизводства, распределению ответственности между работниками за ведение делопроизводства и сохранность документов в государственных органах, иных организациях независимо от формы собственности и организационно-правовой формы.

Положения инструкции распространяются на:

организационно-распорядительную документацию, а в части составления номенклатуры дел, формирования дел, экспертизы ценности документов, оформления дел, составления описей дел структурных подразделений, передачи дел в архив организации, уничтожения документов с истекшими сроками хранения, оперативного хранения документов – на всю управленческую документацию независимо от вида носителя;

ненормативные (индивидуальные) правовые акты, локальные правовые акты нормотворческих органов (должностных лиц) в части, не урегулированной законом Республики Беларусь 17 июля 2018 г. № 130-З «О нормативных правовых актах»;

подготовку документов, организацию работы с документами и хранение документов, содержащих государственные секреты и иную охраняемую законодательством информацию, обращений граждан, в том числе ИП, и юрлиц и документов, связанных с их рассмотрением, заявлений заинтересованных лиц, обращающихся за осуществлением админпроцедуры, и иных документов, связанных с осуществлением админпроцедур, в части, не урегулированной соответствующими актами законодательства.

Согласно документу, делопроизводство в организациях осуществляется на основе самостоятельно разрабатываемых инструкций по делопроизводству в соответствии с установленными требованиями.

При этом для однородных по характеру деятельности подчиненных организаций вышестоящие организации могут разрабатывать типовые или примерные инструкции по делопроизводству, используемые при разработке инструкций по делопроизводству этих организаций.

Новой редакцией инструкции предусмотрен ряд изменений в порядке ведения делопроизводства.

В частности, документом закреплено, что распорядительные документы организаций, принимаемые коллегиально, оформляются в виде постановлений и (или) решений, а распорядительные документы, издаваемые руководителем, иным уполномоченным лицом организации единолично, оформляются в виде приказов и (или) распоряжений.

Также уточнены форматы файлов, которые могут использоваться для создания документов в электронном виде, определены условия хранения документов в электронном виде без создания бумажных аналогов и др.

Правовой акт принят в соответствии с Законом Республики Беларусь от 25 ноября 2011 г. № 323-З «Об архивном деле и делопроизводстве».

Постановление вступает в силу с 1 июля 2024 г.